材料采购计划管理办法

由:建建 发布于:2019-08-26 分类:建材采购 阅读:15 评论:0

  为增强采购工作计划性,从物资供应上保障企业正常运营,特制定本制度,旨在为集团有关部门的材料计划制定、跟踪提供操作指引。

  2.2从材料范围说,原则上对日常办公、工程所需等材料均应进行有计划的采购,以下材料可以除外:

  从计划角度,材料根据使用特性和相应的市场行情,按采招周期可以分为以下两种:

  为集团常年使用的物料,通过年度的招投标确定若干常年合作的供应商后可解决材料的供应问题。

  ■ 需用量相对稳定,集团总使用量持续,发生持续萎缩直至消失的情况机率很少

  年度材料从年度根据生成时间、编制主体、精细程度不同,自上而下划分为三个层次如下:

  对年度材料供应商的确定一般通过年度招标计划开展和实现,本计划指导和督促集团采购部按时完成年度招标工作。

  当某种年度材料有不同规格时,集团采购部须向商务部门或供应商等收集规格清单,经商务部门确认后作为供应商的报价基础。

  作为招标议价的筹码,集团采购部须向商务部门或财务中心收集历史数据,根据次年的业务量预估,最终生成年度预估使用量,可用金额或数量表示。

  根据评标结果,集团采购部就每类年度材料与年度供应商签署年度供应框架协议,包括物料规格清单及其对应的单价、暂定总价等

  根据各项目的进度及实际情况,可在不同时间根据年度供应框架协议签订以项目为单位的供应合同。

  为了能让采购部门提前作好月度采购计划,由各项目部为单位编制月度材料需用计划。

  各部门、各项目部向行政人事中心提交月度需用计划,行政人事中心汇总各部门、各项目部的需求,根据下月预算,向集团采购部提交行政类物料月度需用计划,计划包含物料名称、规格、特殊要求、期望到位的时间等。由集团采购部补充单价、总价等。

  属“集团采购类”年度材料的需用计划,由商务部主导编制,包括物料名称、具体规格、技术参数要求、期望到位时间、当月分批使用量及使用部位,需附上图纸、样品、特殊要求等。由集团采购部补充单价、总价等。

  汇总各部门、各项目的物料月度需用计划后,由采购部门对每种物料的采购时间及送货地点进行汇编,以指导和跟进物料供应的及时性

  集团采购部根据需求计划,针对每种物料制定下单时间、样板获取时间等,经集团采购部经理确认后按材料种类分配采购任务。

  5.2月度采购计划逾期的话,采购部将不予受理,由各项目部另外提出单宗的申购,按正常申购流程办理,造成的损失由各项目部自行承担

  5.3月度材料需用计划提交后原则上不予变更,如因特殊客观原因需在规格或数量、需用时间上变更的,由公司各部门、各项目部在下单采购前2天填写《计划/申购变更单》,经采购部经理审批后执行

  5.5签订年度合作框架协议后,如材料因行情与合同约定产生差异,再按相关流程进行调价

  采用“谁编谁跟”原则,其中集团采购部对各项目采购部的计划完成情况有监控权。

  集团采购部或各项目部可以定期召开会议,跟踪计划的执行情况。适用于预见性比较强的物料采招行为。

  相关责任人可以和供应商、使用部门进行定期、不定期的电话沟通,跟踪计划执行情况。适用于零星物料的跟踪

  只针对没完成的情况进行反馈,一方面由跟踪人填报进行登记并存档,为了对相关责任人及供应商进行考核评价;另一方面要预警填写《物料订购跟催表》,向供应商跟催货物。

  年度计划和项目周期结束后,由集团采购部组织收集以下数据,并从以下几点进行总结,以改善下一周期的计划制定和执行情况。

  2.1节点的按时完成率:按时完成的节点数/总节点数,此项数据说明相关责任人节点控制效率

  2.2按时到货率总结:按时到货批次/总订货批次,此项数据考察供应商的交货准时率

  为督促相关部门和责任人按照要求制定和执行采购计划,集团将按照本办法进行奖惩:

  3.1.1采取以结果为导向原则,将计划制定和执行纳入相关责任人月度和年度绩效考核范围,对计划制定及时、准确、执行到位的员工实行通报表扬和一定的物质奖励

  公司将对计划制定过程中不与配合的部门或人员进行通报批评,并将视情节严重对以下行为责任人处以一定数量的罚款:

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